Gestão de Problemas com Matriz GUT

Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa tendo como foco a gravidade (do problema), a urgência (de resolução dele) e a tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

Com uma matriz GUT você pode planejar estratégicamente como vai trabalhar um problema e aplicar em conjunto com ferramentas como a Matriz SWOT, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa ou Ciclo PDCA.

 

Conceitos Essenciais da Matriz GUT

Não existe mistério na utilização da matriz GUT. Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos de classificação de problemas.  Não existe regra definida para  quais estratégias ou problemas priorizar, tudo vai depender do tamanho da estratégia e da equipe. O princípio de Pareto (80 – 20), que diz que 80% das consequências vem de 20% das causas, nos ajuda a identificar que devemos priorizar cerca de 20% das estratégias a definir.

A pontuação varia de 1 a 5 seguindo o critério de cada um dos 3 atributos

Gravidade – É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente.

  1. sem gravidade
  2. pouco grave
  3. grave
  4. muito grave
  5. extremamente grave

Urgência: É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. Leva em consideração  o prazo para se resolver um determinado problema. Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes.

  1. pode esperar
  2. pouco urgente
  3. urgente, merce atenção no curto prazo
  4. muito urgente
  5. necessidade de ação imediata

Tendência: É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Devemos considerar o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. É o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo.

  1. não irá mudar
  2. irá piorar a longo prazo
  3. irá piorar a médio prazo
  4. irá piorar a curto prazo
  5. irá piorar rapidamente

 

Como montar a Matriz GUT

Para realizar a montagem da Matriz GUT é importante estabelecer um passo a passo para que esse processo seja organizado e tenha os resultados esperados:

Passo 1 – Listar seus problemas, ou extrair de sua ferramenta de gestão;

Passo 2 – Classificar os problemas para cada uma das 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência);

Passo 3 – Ranking dos principais problemas (multiplicando as 3 notas);

Passo 4 – Analisar onde estão os pontos fracos (ranking principais problemas);

Passo 5 – Elaborar planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir os problemas;

 

Os Motivos para Usar a Matriz GUT

  1. A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica;
  2. Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem ocasionar maiores danos a empresa;
  3. Implementação simples;
  4. Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor;
  5. Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT;
  6. Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva;
  7. Foco na diminuição de problemas mais sérios;
  8. Pode ser aliada à outras como o diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa);

 

 Mais que Problemas

Todos já tivemos a sensação de que o dia tinha menos horas do que precisávamos e isso certamente tem relação com a necessidade chamada de prioridade.

Gosto de um dito de um bom ex colega de trabalho: “Um servo que serve a dois Reis não serve bem a nenhum”.  Se você tentar fazer tudo, vai ficar tudo mal feito. Então vamos usar a matriz GUT, uma ferramenta excelente para definir qual vai ser o seu foco.

 

 

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